Combo, Skello et leurs concurrents ont rendu le planning restaurant supportable. Mais passé un certain stade, l'abonnement par salarié grimpe, les règles maison ne rentrent plus dans les cases, et l'export paie demande encore des retouches. On l'a vu de près chez notre client, une enseigne de restauration rapide de 11 restaurants, et on a remplacé Combo par un outil sur mesure. Voici comment décider si c'est votre cas, et comment migrer sans casse.

Ce que Combo et Skello font bien

Soyons honnêtes : ces outils ont sorti des milliers de restaurants du tableur et du planning papier scotché en cuisine. Ils font bien trois choses.

Le planning visuel. Glisser-déposer des créneaux, voir les absences, dupliquer la semaine. C'est rapide et les équipes comprennent tout de suite.
Le respect de la réglementation. Temps de repos, amplitude journalière, heures supplémentaires : l'outil alerte quand on dépasse. Pour un gérant qui n'a pas de service RH, c'est précieux.
Le lien avec la paie. Export vers le cabinet comptable, pointage, compteurs de congés. Même imparfait, c'est mieux que de tout ressaisir.

Si vous avez un restaurant, une équipe de huit à douze personnes, et que votre abonnement vous coûte moins qu'une heure de votre temps par semaine, restez-y. Cet article n'est pas là pour vous convaincre de changer pour le plaisir.

Les signaux qu'il est temps de regarder ailleurs

Voici les signaux qu'on a vus chez ce client, et chez d'autres restaurateurs qui nous ont appelés. Si vous en cochez trois ou plus, lisez la suite attentivement.

Vous avez plusieurs établissements et vous jonglez entre plusieurs comptes, ou le mode multi-sites coûte un palier de prix supérieur.
Vos règles maison ne rentrent pas. Une prime de coupure spécifique, un équipier qui tourne sur deux restaurants, une majoration que la convention collective prévoit mais que l'outil ne gère pas comme votre comptable l'attend.
L'export paie demande des retouches tous les mois. Si votre comptable vous renvoie un tableur à corriger, l'outil ne fait pas son travail.
Vos salariés n'ont pas tous une adresse e-mail ou un smartphone récent, et l'application exige un compte par personne pour pointer.
Le prix par salarié vous pèse. Avec le turnover classique en restauration, vous payez des comptes pour des gens partis depuis deux mois parce que personne n'a pensé à les désactiver.
Vous voulez croiser planning et ventes. Savoir combien d'heures vous avez mis par rapport au chiffre d'affaires du service, par créneau, par site. Les outils de planning seuls ne le font pas, ou mal.
Vous dépendez d'une fonction qu'ils peuvent supprimer. Une grille qui change, une fonction qui passe au palier supérieur, et votre organisation s'adapte à leur feuille de route.

Le calcul sur trois ans

Faisons le calcul, avec des ordres de grandeur prudents. Les outils de planning pour la restauration se paient en général entre 2 et 6 € par salarié et par mois, selon le palier et les options (pointage, paie, multi-sites). Ce ne sont pas des tarifs officiels, ce sont les fourchettes qu'on observe sur le marché.

Prenons un réseau de trois restaurants, 40 salariés au total en comptant les extras et les temps partiels :

à 4 € par salarié et par mois, on est à 160 € par mois, soit 1 920 € par an ;
sur trois ans, 5 760 €, sans compter les hausses de tarif ni le passage au palier supérieur quand on ajoute un site.

À ce niveau, le SaaS reste très compétitif face au sur mesure. Le calcul bascule quand on ajoute le temps : si l'export paie demande deux heures de retouches par mois et par site, ce sont 216 heures sur trois ans. Valorisées au coût d'un gérant, on dépasse largement l'abonnement.

Et surtout, le SaaS ne rend pas les données. Le jour où vous partez, vous repartez avec un export CSV, pas avec trois ans d'historique exploitable.

Sur mesure : ce que ça change concrètement

Un outil de planning sur mesure n'est pas un Combo en moins bien. C'est un outil qui ne fait que ce dont vous avez besoin, exactement comme vous en avez besoin.

Vos règles sont codées une fois pour toutes. La prime de coupure, la majoration du dimanche telle que votre convention la prévoit, le calcul des heures sur deux sites : c'est dans l'outil, pas dans la tête du gérant.
L'accès des salariés se fait sans e-mail. Un code personnel, un QR code sur la tablette de pointage, et c'est réglé. Pas de compte à créer, pas de mot de passe oublié.
L'export paie sort dans le format exact du cabinet. On le construit avec votre comptable, une fois. Ensuite, c'est un bouton.
Le planning parle aux ventes. Si vous avez un outil de gestion qui connaît vos ventes par créneau, le planning peut afficher le ratio masse salariale sur chiffre d'affaires en direct.
Pas de prix par salarié. Vous ajoutez un extra pour le samedi, ça ne coûte rien de plus.

Ce que ça ne change pas : il faut quelqu'un pour saisir le planning, gérer les demandes de congés et vérifier les pointages. L'outil enlève la friction, pas le travail.

Notre retour d'expérience : Crew a remplacé Combo

Notre client, un réseau de 11 restaurants de restauration rapide, utilisait Combo. Ça marchait. Et puis les signaux listés plus haut se sont accumulés : des salariés sans e-mail, un export paie à retoucher, l'envie de croiser les heures avec les ventes de Pilot, l'outil de gestion qu'on avait construit pour eux.

On a construit Crew : planning, pointage, congés, export paie. On l'a mis en service sur les 11 restaurants le même jour, après une période où les deux outils tournaient en parallèle.

Ce qu'on retient :

la bascule la plus délicate n'a pas été technique, mais humaine : il a fallu expliquer aux équipes pourquoi le restaurant changeait d'outil, et les former en quinze minutes chacune ;
l'export paie a demandé plusieurs allers-retours avec le cabinet avant d'être parfait. C'est normal, et c'est ce qui prend le temps ;
une fois en place, le planning a cessé d'être une corvée du dimanche soir, parce que les gabarits de semaine et les disponibilités des équipiers sont dans l'outil.

Le détail du projet est sur la page réalisations. Les gains chiffrés, on les mettra quand on les aura mesurés sur un exercice complet.

La grille de décision : rester, changer de SaaS ou construire

Voici la grille qu'on utilise en rendez-vous.

Restez sur votre SaaS actuel si :

vous avez un seul établissement ;
vos règles de paie sont standard et l'export passe sans retouche ;
l'abonnement représente moins de 1 % de votre masse salariale.

Changez de SaaS si :

un concurrent gère une règle précise qui vous manque (multi-sites, convention, pointage sans compte) ;
vous n'avez pas de besoin de croisement avec vos ventes ou vos stocks ;
vous voulez rester sur un abonnement sans projet.

Construisez sur mesure si :

vous avez deux établissements ou plus, ou vous prévoyez d'en ouvrir ;
vos règles maison coûtent du temps tous les mois ;
vous avez déjà, ou vous voulez, un outil de gestion central (ventes, stocks) auquel le planning doit parler ;
vous voulez être propriétaire de vos données RH.

Côté budget, un logiciel métier sur mesure démarre chez nous à partir de 12 000 € HT selon le périmètre, avec une maintenance à 290 € par mois. Comparé à un abonnement multi-sites sur trois ans plus les heures de retouche, l'écart est souvent plus faible qu'on ne le pense. Notre page tarifs donne le détail, et l'offre complète est décrite sur logiciel métier.

Comment migrer sans perdre une fiche de paie

Un changement d'outil RH se prépare. Voici le plan qu'on applique.

Exportez tout avant de résilier. Historique des plannings, compteurs de congés, soldes d'heures, contrats. Même si vous ne les réimportez pas, vous en aurez besoin en cas de litige.
Figez les compteurs à une date. Choisissez un début de mois. Les soldes de congés et d'heures supplémentaires à cette date deviennent les soldes d'ouverture du nouvel outil. Faites-les valider par le cabinet.
Faites tourner les deux outils un mois. Le planning dans le nouveau, le pointage dans les deux. À la fin du mois, comparez les exports paie ligne à ligne. Les écarts vous montrent ce qui reste à régler.
Formez par le pointage. La seule chose que tous les salariés doivent savoir faire le premier jour, c'est pointer. Le reste (demandes de congés, consultation du planning) vient dans la semaine.
Gardez un responsable par site. Quelqu'un qui connaît l'outil et répond aux questions sur place.
Résiliez seulement après la première paie juste. Pas avant.

Questions fréquentes

Un outil sur mesure respecte-t-il la convention collective de la restauration ?

Oui, à condition de coder les règles avec votre comptable ou votre conseil : amplitude, repos, majorations, coupures. L'avantage du sur mesure, c'est qu'on code votre lecture de la convention, celle que votre cabinet applique déjà, plutôt qu'une interprétation générique.

Mes salariés pourront-ils voir leur planning sur leur téléphone ?

Oui. Une PWA installée en un clic depuis un QR code, avec un code personnel, suffit. Pas besoin d'adresse e-mail ni de compte sur un store. Ils reçoivent une notification quand le planning est publié ou modifié.

Combien de temps dure un projet de planning sur mesure ?

Selon le périmètre, comptez de deux à trois mois entre le premier atelier et la première paie sortie du nouvel outil, dont un mois de fonctionnement en parallèle. Le point qui prend le plus de temps est presque toujours l'export paie, à cause des allers-retours avec le cabinet.

Peut-on garder Combo ou Skello pour le planning et faire du sur mesure seulement pour la paie ?

C'est possible mais rarement une bonne idée : on se retrouve avec deux outils à maintenir et une passerelle fragile entre les deux. Si le SaaS vous convient pour le planning, restez-y entièrement. Si l'export paie est le problème, c'est souvent le signe que le reste suivra.

Et pour vos restaurants ?

Si vous cochez trois signaux ou plus dans la liste du début, le sujet mérite une heure de réflexion. Notre estimateur de projet vous donne un ordre de grandeur en quelques minutes, sans engagement. Et si vous voulez voir Crew tourner et poser vos questions à des gens qui voient tourner des plannings de restaurant toutes les semaines, contactez-nous.

Alternative à Combo ou Skello : planning restaurant sur mesure